ERP là gì? Tổng quan về hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp

ERP là gì? Bạn đang cân nhắc có nên sử dụng phần mềm ERP để quản lý doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết về ERP trong bài viết dưới đây nhé!

I. ERP là gì?

ERP là tên viết tắt của Enterprise Resource Planning, là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép bạn truy cập dữ liệu nội bộ được chia sẻ và quản lý tất cả các hoạt động của công ty bạn.

II. Phần mềm ERP là gì?

• Phần mềm ERP là một mô hình công nghệ tất cả trong một, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các phân hệ trong một gói phần mềm duy nhất giúp tự động hóa các hoạt động liên quan đến A đến Z nguồn lực của doanh nghiệp. 
• Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động tích hợp các phòng ban và hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất và quản lý nhân sự.

III. Đặc điểm của ERP

• ERP là một hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh tích hợp. Mọi thành viên trong doanh nghiệp, tất cả các khâu và các bộ phận chức năng đều bị ràng buộc bởi một quy trình kinh doanh có trật tự.
• ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ, không phải là một dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
• ERP là một hệ thống quản lý được vận hành theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên có nhiệm vụ cụ thể cần được xác định trước theo các quy định nhất quán và nghiêm ngặt. Kế hoạch sản xuất kinh doanh cần được xây dựng hàng tuần, hàng tháng, hàng năm.
• ERP là hệ thống liên kết các bộ phận nội bộ để họ có thể cộng tác, trao đổi, cộng tác thay vì các hoạt động riêng lẻ.

IV. Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp

1. Kiểm soát thông tin tài chính

• ERP giúp bạn tích hợp mọi thứ vào một nơi về mặt tài chính và bởi vì các chỉ số đo lường chỉ có một phiên bản.
• Hạn chế những đánh giá tiêu cực về hiệu quả kinh doanh và những quan niệm sai lầm của người quản lý. 
• ERP cũng giúp tạo báo cáo tài chính phù hợp với các chuẩn mực quốc tế như IFRS, GAAP… theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.

2. Kiểm soát thông tin khách hàng

• Tất cả dữ liệu ERP đều ở một nơi và tất cả nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền có thể thay đổi thông tin. 
• Điều này giúp cho hồ sơ khách hàng luôn được cập nhật xuyên suốt tại các bộ phận khác nhau.

3. Tăng tốc độ dòng công việc

• ERP hoạt động như một công cụ để tự động hóa một số hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ khâu chuẩn bị nguyên liệu đến thành phẩm, quản lý đầu ra và đóng gói. 
• Các công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm số lượng nhân viên cần thiết. Quản trị viên có thể xem tất cả các thông số của công ty trong một giao diện tích hợp và không phải chuyển từ vùng này sang vùng khác để lấy một số con số.

4. Kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

• Nhờ ERP, bộ phận nhân sự có thể theo dõi chặt chẽ giờ làm việc, giờ làm thêm và khối lượng công việc mà mỗi nhân viên đã làm, ngay cả khi nhân viên làm việc ở các bộ phận khác nhau ở các bộ phận khác nhau các khu vực địa lý. 
• ERP cũng khiến nhân viên hài lòng vì công ty có thể thanh toán lương đúng hạn.

5. Tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

• ERP giúp tương tác với nhân viên trong doanh nghiệp của bạn nhanh chóng và thuận tiện nhất có thể. 
• Thông qua các hoạt động nhỏ, nhân viên của công ty có thể giao tiếp với một hoặc nhiều nhân viên rất nhanh chóng. Cập nhật thông tin nhanh chóng về nhau để tăng cường đồng bộ các hoạt động kinh doanh.

V. Hạn chế của ERP

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng có một số ý kiến cho rằng ERP đã lỗi thời khi công nghệ đang được cải tiến liên tục, chuyên biệt hóa từng bộ phận. Dưới đây là một số hạn chế của ERP:

1. Chi phí sử dụng lớn không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp

• ERP không cho phép bạn sử dụng các ứng dụng riêng lẻ ở các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp mà cố định trong một gói tích hợp và có chi phí rất lớn. 
• Việc mua toàn bộ gói ERP mà không sử dụng hết là rất lãng phí. Chưa kể những ứng dụng thừa không thể gỡ bỏ nhưng vẫn tồn tại với số lượng lớn.
• Có một số công ty cần sử dụng một số phần mềm khác để đảm bảo hoạt động trơn tru. Vấn đề lớn nhất đặt ra đó là ERP tích hợp tốt như thế nào với các giải pháp bên ngoài này, từ trao đổi dữ liệu đến quy trình làm việc.
• Do đó, ERP cồng kềnh và khắt khe so với hầu hết các doanh nghiệp. Ngoài chi phí sử dụng đắt đỏ, các công ty nên thực sự cẩn thận khi quyết định có sử dụng ERP hay không.

2. Tốc độ triển khai chậm, mất nhiều công sức

• Việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc phần lớn vào tốc độ làm việc của các nhà cung cấp phần mềm và mức độ quen thuộc của doanh nghiệp với những cách thức hoạt động mới. Nhưng, ERP đều thiếu cả hai yếu tố này. 
• Tích hợp đầy đủ các hệ thống ERP cồng kềnh vào doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, các máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng mạng phải được trang bị cho tất cả các “ngõ ngách” nhỏ nhất của doanh nghiệp. 
• Các yêu cầu về bảo mật, sao lưu dữ liệu và khôi phục cũng phải được tính toán cẩn thận để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định. 

3. Gia tăng rủi ro trong quá trình kinh doanh, sản xuất

• Việc đơn giản hóa luồng dữ liệu trên một hệ thống sẽ rất hữu ích khi ERP đang hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, nếu sự cố xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào, giai đoạn công việc bị chặn và toàn bộ quy trình bị trì hoãn. 
• Các nhà quản lý doanh nghiệp không thể chấp nhận rủi ro với ERP vì giá phải trả cho giải pháp này nếu không phù hợp là quá lớn, thậm chí là doanh bị chết dài.

4. Khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi

• Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu cầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau. Do đó, hầu hết các giải pháp ERP chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực. 
• Một vấn đề nữa là trong thời đại 4.0, các công ty luôn muốn cải tiến công nghệ kịp thời hơn nhưng các giải pháp ERP hiện gặp phải những bất lợi. Nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, các công ty cần tạm dừng hoạt động và lập trình lại hệ thống ERP cồng kềnh.
• Mặt khác, các nhà cung cấp phần mềm chuyên nghiệp không ngừng cải tiến và cung cấp các phiên bản nâng cấp miễn phí cho khách hàng hiện tại của họ. Còn ERP, doanh nghiệp bỏ ra chi phí cao mua về một hệ thống nhưng phải tự tìm cách xoay sở.

Hy vọng với những thông tin mà climatechangehumanhealth.org đưa ra đã giúp bạn hiểu ERP là gì? Nếu bạn cần tư vấn hay thắc mắc gì hãy bình luận xuống dưới bài viết này để được giải đáp nhé!